A veces la velocidad de los avances tecnológicos puede resultar abrumadora, pues cuando parece que ya hemos conseguido ponernos al día, nuevos productos y soluciones invaden el mercado. La facturación electrónica es ya una realidad, sobre todo en España donde miles de empresas de todo tipo la está utilizando ya, y representa una oportunidad y ventaja competitiva. Así las empresas deben prepararse para tomar la iniciativa y aprovecharla. La Facturación electrónica aporta grandes mejoras y ahorros a los procesos de facturación de las compañías independientemente del tamaño y sector al cual pertenezcan. Por esto mismo, el sector hostelero puede salir enormemente beneficiado tras la implantación de una solución de facturación electrónica. Por ejemplo, el sector hostelero tiene relación con empresas que ya trabajan con e-facturas en el sector de la distribución (Coca-Cola, Danone, Nestlé, etc.), donde cada vez es más frecuente la recepción de facturas electrónicas, el contar con una solución de e-factura agilizaría y simplificaría las relaciones con sus socios comerciales a la hora de emitirles facturas electrónicas. Otro ejemplo de cómo con un pequeño gesto el sector hostelero puede ampliar su negocio es la nueva Ley General de Administraciones Públicas que entrará en vigor en los próximo meses. Lo que promulga esta ley es que toda empresa que quiera convertirse en proveedor de la Administración deberá facturarla de manera electrónica. Así que, cuando en unos meses, una empresa hostelera quiera optar a que la Administración contrate sus servicios debe subirse al carro de la facturación electrónica.
A parte de las ventajas que acabo de enumerar, veamos qué es una factura electrónica, qué no es, qué requisitos legales y fiscales debe cumplir, y cuál es el ahorro y las ventajas fruto de elegir la e-factura como una opción para gestionar mejor y de manera más sencilla nuestras relaciones comerciales.

Una factura electrónica es igual que una factura en papel, pero en formato digital con exactamente la misma validez legal y fiscal esta última. Por tanto, puede reemplazar al documento físico. Esto se debe a que la factura va firmada digitalmente, es decir contiene una cadena de algoritmos matemáticos que hacen única esa factura e impiden que sea abierta por otra persona que no sea el receptor y tal y como dice su propio nombre (firma) identifica al emisor.

También me parece importante recalcar aquí qué no es una factura electrónica: por ejemplo, en el caso que una empresa reciba un email sin firmar con un fichero adjunto (pdf, gif, jpg, word, excel, etc.), que almacena el contenido de una factura, esta no puede ser considerada una factura electrónica con validez legal y fiscal en tanto en cuanto ese fichero tiene que estar firmado con una firma electrónica avanzada.
La empresa evoluciona en ocasiones gracias a pequeños gestos, implantar una solución de factura electrónica es algo que puede ayudar a las empresas a aumentar su competitividad, porque la e-factura simplifica y agiliza los procesos de facturación. El proceso de envío de una factura electrónica es tan sencillo como el que sigue:

1. Creación de la factura electrónica y firma de la misma
2. Envío al destinatario
3. Recepción de la e-factura por parte del destinatario; que no puede excusar no haberla recibido porque la factura electrónica cuenta con total trazabilidad, es decir, desde el momento en que se envía, el emisor tiene total control de cuándo y quien abre la e-factura. Además de poder recibir la conformación de ésta.
Con una factura en papel este proceso podría tardar en torno a una semana, desde que se elabora la factura hasta que cae en manos del receptor, con la e-factura, este tiempo se reduce enormemente, porque el proceso es casi instantáneo y por tanto, el cobro se agiliza.

No sorprenderá mucho si decimos que la mayoría de las empresas que adoptan una solución de factura electrónica lo hacen por el ahorro que representa, pero si desglosamos las cifras de cuánto un emisor y un receptor se pueden ahorrar en cada e-factura que envían, y los beneficios asociados a la implantación de la solución puede sorprenderle.

Según la AECOC, el ahorro cada vez que una empresa emite una factura electrónica es de 0,7 euros, mientras que si la empresa es receptora el ahorro es de 1,85 euros. No podemos olvidar que cuando emitimos una factura en papel necesitamos un sobre, un sello, papel, tinta…. Con la e-factura se eliminan todos estos gastos. Así que, haga cuentas de cuánto puede ahorrar al mes. No olviden añadir los gastos en recursos humanos y los de almacenamiento y archivo de las facturas durante 5 años. Por no volver a mencionar que el pago se adelanta.

Tampoco podemos omitir que al automatizar el envío y recepción de e-facturas los procesos se aceleran, se gana tiempo y se disminuyen los errores manuales.

Las soluciones de facturación electrónica son muy flexibles; su formato, por ejemplo puede adaptarse al formato que cada proveedor quiera para recibir la factura, puede integrarse en los sistemas de contabilidad como SAP…, y no hacen falta conocimientos específicos de EDI para poder utilizar una solución de e-factura. Siempre es necesario contar con el asesoramiento y experiencia de una empresa especializada en implantar este tipo de soluciones y que brinde un mantenimiento constante al cliente así como que le haga propuestas a medida atendiendo a las peculiaridades de cada empresa.