Hace tiempo que la informática tomó la empresa. Hoy día nadie se plantea crear un negocio, por pequeño que sea, sin contar con la ayuda de un ordenador para llevar la contabilidad, los pedidos o cualquier área de su empresa. El triunfo de la informática se basó en dos puntos fuertes: abaratar los costes y simplificar los procesos. En general, el éxito de cualquier idea se fundamenta en una pregunta, ¿me aporta algo a lo que ya tengo? Si la respuesta es negativa, debemos desechar esa idea. Pero si es afirmativa, tenemos un gran porvenir por delante.

La facturación electrónica responde sobradamente a la pregunta anterior y aporta una serie de beneficios a la empresa que hacen necesaria su implantación a gran escala por la indudable ventaja competitiva que aporta a la empresa.

Una factura electrónica es un documento electrónico que contiene todos los datos de una factura tradicional y que ha sido firmado digitalmente para, como veremos más adelante, ofrecer total seguridad. La factura digital es, a todos los efectos, una factura, es decir, plenamente válida según la ley de IVA, para el pago de impuestos y la deducción de cuotas. La Orden Ministerial HAC/ 3134/2002, de 5 de diciembre, estableció las bases jurídicas para la introducción de la factura electrónica en las relaciones comerciales con la misma validez legal que la factura tradicional. La Orden Ministerial se complementa con la Resolución 2/2003, de 14 de febrero, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para dar validez legal a una factura simplemente es necesario que esté firmada digitalmente. La firma digital no debe entenderse como una firma manuscrita, ya que en ningún caso se exige que las facturas se firmen manuscritamente.

Actualmente, los sectores de la distribución, la banca, el turismo y la automoción son los que están liderando la implantación de la facturación electrónica en nuestro país. En España se emiten más de dos millones de facturas electrónicas al mes, con un crecimiento intermensual del 5%, una cifra de penetración que ofrece un panorama optimista para las empresas dedicadas a ofrecer soluciones de facturación electrónica. De hecho, la base para la implantación de estas herramientas está disponible y lista desde hace tiempo. Cualquier empresa cuenta hoy en día con los equipos informáticos necesarios y un acceso de banda ancha a Internet, por lo que la inversión necesaria para dar el salto a la factura electrónica no es muy elevada.

Requisitos de una factura electrónica

Aunque pueda parecer lo contrario, el contenido de una factura electrónica es similar al de cualquier factura tradicional y se admite cualquier formato de factura -doc, xml, pdf, html, txt- siempre y cuando respete el contenido legal exigible a cualquier factura. Estos datos incluyen el número de factura, denominación social, CIF, una descripción de la operación referida y la fecha de emisión. Una vez recibida o enviada la factura, tan sólo es necesario almacenarla de forma electrónica para que sea accesible ante cualquier solicitud de la Agencia Tributaria.

El elemento clave de la factura electrónica es el certificado de firma digital. La empresa certificadora debe estar reconocida por Hacienda. Por su parte, el receptor debe emplear un dispositivo para verificar la validez de la firma y el estado del certificado recibido.

Más allá del ahorro

A la hora de responder a la pregunta planteada más arriba -¿me aporta algo a lo que ya tengo?-, podemos ofrecer varias respuestas, aunque, indudablemente, el aspecto económico es el primero que debemos abordar. Según a quién preguntemos, el ahorro medio que supone una factura electrónica en comparación con la factura tradicional se sitúa entre los dos y tres euros. Esta cifra puede parecer exagerada, pero la facturación tradicional lleva implicados unos gastos más allá del papel y el franqueo. Tenemos que contar con la introducción de los datos en los sistemas informáticos de la empresa receptora, la impresión de la factura, el almacenamiento físico, los posibles errores en su envío, etc.

Por otro lado, tenemos que incluir los costes no tangibles pero que afectan a la competitividad de una empresa. Con la facturación electrónica podemos integrar nuestro ERP con la gestión de las facturas para automatizar totalmente la emisión y recepción de las mismas, eliminando la intervención humana y el factor de error asociado. Y no debemos despreciar el indudable ahorro de tiempo, ya que en el mismo momento que una factura está lista, es enviada. Con todo esto, podemos mejorar el control financiero de la organización gracias a la disponibilidad total de información de las facturas emitidas y recibidas.

Una última cuestión a tener en cuenta son los servicios adicionales que podemos establecer gracias a la facturación electrónica, como pueden ser las líneas de financiación personalizadas o los programas de fidelización. Además, existe la posibilidad de disfrutar de este tipo de servicios en modo ASP, lo que permite que prácticamente cualquier empresa utilice la facturación electrónica sin implantar ningún software ni modificar los sistemas que se utilizan en la empresa.

Un sistema seguro

Una de las dudas que plantea la facturación electrónica es la seguridad, máxime cuando estamos asistiendo todos los días a todo tipo de estafas online. Aquí es donde interviene la Firma Electrónica asociada a la factura, que ofrece una doble garantía al usuario. La firma electrónica asegura la identidad del emisor –lo que se denomina autenticidad- y que la factura no ha sido manipulada durante el envío –conocido como integridad-. Este último aspecto hace imposible el repudio de la factura.

La facturación electrónica ofrece un plus de seguridad gracias a la posibilidad de seguir el recorrido de esa factura desde el emisor hasta el receptor, lo que se conoce como trazabilidad. Gracias a esto, podemos incluso saber si el receptor ya ha visto esa factura. Con todo esto, podemos garantizar la autenticidad de la factura que hemos recibido, ya que en caso de que fuera manipulada, el sistema de firma electrónica lo detectaría y nos indicaría que existe algún problema con esa factura.

La factura electrónica en el futuro

España es uno de los países en los que la facturación electrónica está más extendida, lo que sitúa a nuestro país como referente en este campo. España es de los primeros países en adaptar su economía a la economía electrónica, una economía que va más allá de la simple compra a través de Internet. Estamos hablando de la creación de un sistema económico, apoyado en la tecnología, que permita reducir costes e incrementar la eficiencia de las empresas. A esto hay que sumar la seguridad de esta economía electrónica, ya que todos los movimientos de dinero pueden ser perfectamente controlados, dificultando así el fraude.

Por otro lado, aunque la facturación electrónica no está implantada a nivel de ciudadano, no sería de extrañar que nosotros, como usuario individual, empecemos a utilizar la facturación electrónica en nuestras relaciones, por ejemplo, con la Administración Central. De hecho, existe un proyecto para que el Impuesto de Matriculación se pague exclusivamente a través de Internet, lo que implicaría la emisión de una factura electrónica. Aunque hoy día esto parece un poco precipitado ya que el acceso a Internet no cubre a la totalidad de la población, por lo que a efectos prácticos es imposible su implantación. Pero, por qué no, quizá en un futuro, cuando compremos algo en un establecimiento, nos envíen la factura directamente a nuestra dirección de correo electrónico y podamos utilizarla en nuestra declaración de la renta online.