La factura electrónica

Una vez más, la tecnología acude en ayuda de la empresa para optimizar la gestión y reducir costes. Primero fueron las herramientas de gestión empresarial, de reporting y de business intelligence las que colaboraron en la mejora de procesos en las empresas. Ahora le toca el turno a un apartado muchas veces olvidado pero igual de importante en el apartado de gastos de una empresa. Me refiero a los procesos de envío y recepción de facturas, unos procesos que, mientras la tecnología iba alcanzando otros campos, no han sufrido evolución en los últimos años.

Básicamente, una factura electrónica es un documento digital que contiene todos los datos de una factura tradicional y que ha sido firmado digitalmente para, como veremos más abajo, ofrecer una total seguridad. La factura digital es, a todos los efectos, una factura, es decir, plenamente válida según la ley de IVA, para el pago de impuestos y la deducción de cuotas.
La Orden Ministerial HAC/ 3134/2002, de 5 de diciembre, estableció las bases jurídicas para la introducción de la factura electrónica en las relaciones comerciales con la misma validez legal que la factura tradicional. La Orden Ministerial se complementa con la Resolución 2/2003, de 14 de febrero, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para dar validez legal a una factura simplemente es necesario que esté firmada digitalmente. La firma digital no debe entenderse como una firma manuscrita, ya que en ningún caso se exige que las facturas se firmen manuscritamente.
Y es precisamente la Firma Electrónica asociada a la factura la que ofrece una doble garantía al usuario. Por un lado, la firma electrónica asegura la identidad del emisor –lo que se denomina autenticidad- y, por otro lado, también garantiza que la factura no ha sido manipulada durante el envío –conocido como integridad-. Este último aspecto hace imposible el repudio de la factura.

Aunque pueda parecer lo contrario, el contenido de una factura electrónica es similar al de cualquier factura tradicional y se admite cualquier formato de factura -doc, xml, pdf, html, edifact, etc.- siempre y cuando respete el contenido legal exigible a cualquier factura. Estos datos incluyen el número de factura, denominación social, CIF, una descripción de la operación referida y la fecha de emisión.

Tecnología a tomar en cuenta

Sin querer entrar mucho en detalle, el proceso de emitir facturas electrónicas parte de la obtención del contenido desde su ERP o Sistema de Gestión Interno (SAP, Oracle, etc.). El siguiente paso es utilizar una rutina de firma electrónica. Este proceso se realiza utilizando un certificado digital. La Agencia Tributaria muestra en su página web cuales son las entidades certificadoras válidas para la facturación telemática. Una vez que el proceso de firmado se ha realizado tan sólo es necesario almacenar de forma electrónica la e-factura para que sea accesible ante cualquier solicitud de la Agencia Tributaria.

Otro punto a tomar en cuenta es la forma en la que el receptor de la
e-FACTURA la obtiene. Actualmente, la tendencia es participar en un sistema global de facturas que permita, dar acceso a la consulta, conformación, impresión, descarga y almacenamiento online de las facturas. Este acceso se puede realizar mediante su navegador web, planteando la misma lógica de seguridad que los servicios online de su banco, correo electrónico, etc.

Ventajas de la facturación electrónica

Según los factores que tengamos en cuenta, el ahorro medio que supone una factura electrónica en comparación con la factura tradicional se sitúa entre los dos y tres euros. Esta cifra puede parecer exagerada, pero la facturación tradicional lleva implicados unos gastos más allá del papel y el franqueo. Tenemos que contar con la introducción de los datos en los sistemas informáticos de la empresa receptora, la impresión de la factura, el almacenamiento, los posibles errores en su envío, etc.

Por otro lado, tenemos que incluir los costes no tangibles pero que afectan a la competitividad de una empresa. Con la facturación electrónica podemos integrar nuestro ERP con la gestión de las facturas para automatizar totalmente la emisión y recepción de las mismas, eliminando la intervención humana y el factor de error asociado. Y no debemos despreciar el indudable ahorro de tiempo, ya que en el mismo momento que una factura está lista, es enviada. Con todo esto, podemos mejorar el control financiero de la organización gracias a la disponibilidad total de información de las facturas emitidas y recibidas.